Dépenses et remboursements
Les remboursements de dépenses consistent en un ou plusieurs coûts à rembourser à un employé, tels que des achats, des déplacements ou des allocations de repas. Les dépenses peuvent être importées, par exemple, à partir d'une carte de crédit d'entreprise, ou créées manuellement. Les dépenses sont rassemblées dans un document de remboursement, qui est soumis pour approbation et paiement ultérieur.
Sur l' Dépenses et remboursements page, vous pouvez travailler avec vos propres dépenses, ainsi qu'avec celles de toute personne dont l'utilisateur mySparkrock est configuré pour agir comme remplaçant de demande de remboursement de frais.
Suppléants pour les remboursements de dépenses
Sur l' Dépenses et remboursements , pour basculer entre vos propres remboursements et ceux des autres, choisissez parmi les options de la liste déroulante Suppléant .
Remarque
Remarque:
La Suppléant n'apparaît que lorsque vous êtes désigné et actif en tant que suppléant pour les remboursements de dépenses pour un ou plusieurs autres utilisateurs.
Lorsqu'ils agissent en tant que suppléant, les utilisateurs ne peuvent consulter que les remboursements de l'utilisateur au nom duquel ils sont suppléants.
Autrement, le flux de travail des dépenses et remboursements en tant que suppléant est identique à l'utilisation de la fonctionnalité pour votre propre compte.
Créer des dépenses
Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour créer, puis soumettre une dépense :
Ajouter des lignes de dépenses : Avec cette méthode, vous créez des lignes de dépenses individuelles sur l'onglet Dépenses , les regroupez dans un remboursement, puis soumettez le remboursement pour approbation.
Créer un remboursement de dépenses : Avec cette méthode, vous créez un remboursement de dépenses sur l'onglet Remboursements , importez ou ajoutez des dépenses à ce remboursement, puis soumettez le remboursement pour approbation.
Créer des lignes de dépenses non assignées
Vous pouvez créer des lignes de dépenses sans les assigner immédiatement à un remboursement. Par exemple, vous pouvez vouloir enregistrer certaines dépenses maintenant et en entrer d'autres plus tard, toutes celles que vous avez l'intention d'assigner à un seul remboursement. Ces lignes de dépenses sont appelées non assignées, ce qui signifie que ces lignes ne sont pas encore associées à un document de remboursement. Éventuellement, pour que les lignes de dépenses non assignées soient approuvées et traitées, vous devez les ajouter à un remboursement.
Remarque
Remarque:
Le terme non attribué ne signifie pas que les lignes de dépenses ne sont pas associées à un utilisateur mySparkrock. Sauf si vous agissez en tant que remplaçant, vous ne pouvez voir que les lignes de dépenses qui vous appartiennent.
Vous pouvez avoir des dépenses non assignées qui sont importées et assignées à vous via la fonctionnalité d'importation de carte d'achat, par exemple, les dépenses de carte de crédit d'entreprise que vous avez engagées.
Remarque
Remarque:
Si votre solution mySparkrock est configurée pour autoriser uniquement les demandes de remboursement, la liste des dépenses non attribuées n'apparaît pas. De plus, la Dépenses ou de Remboursements n'apparaissent pas, et vous ne pouvez pas créer de lignes de dépenses en dehors d'un remboursement.
Pour créer des lignes de dépenses
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur l' Dépenses onglet, choisissez Nouvelle dépense.
La Dépense page s'ouvre.
Dans Type de dépense, spécifiez le type de dépense.
Après avoir spécifié une valeur, l'écran s'actualise et mySparkrock affiche les champs pertinents pour le type de dépense.
Sur l' Général , spécifiez les valeurs des champs applicables.
Le tableau suivant comprend des informations sur certains des champs qui apparaissent pour une dépense.
Champ Description Détails Ce champ est rempli par défaut en fonction du type de dépense spécifié, mais peut être modifié.
Remarque: Votre administrateur détermine si ce champ est obligatoire.Date Ce champ est rempli par défaut avec la date actuelle. Il est recommandé de modifier ce champ pour la date à laquelle la dépense a été engagée. Coût Spécifiez le montant de la dépense et, le cas échéant, la devise.
Chaque type de dépense peut avoir un montant minimum autorisé, un montant maximum autorisé, ou les deux.
Par exemple, une indemnité journalière peut exiger des montants de dépenses supérieurs à zéro, mais inférieurs à 100 $.
Remarque: Pour les types de dépenses de distance, le coût et la devise sont calculés et ne peuvent pas être modifiés.Quantité Spécifiez la quantité et, le cas échéant, l'unité de mesure.
Selon le type de dépense, l'unité de mesure peut être sélectionnée automatiquement.
Si une quantité n'est pas quantifiable, utilisez 1.
Remarque: Pour certains types de dépenses de distance, la quantité est prédéterminée. Pour tous les types de dépenses de distance, l'unité de mesure est prédéterminée. Ces valeurs ne peuvent pas être modifiées.Total Ce total avant taxes est à titre informatif. Il est automatiquement calculé. Taxe
Également connu sous le nom de Lieu d'achatSpécifiez la juridiction de taxe de vente où la dépense a été engagée.
Ce champ est basé sur votre emplacement principal, mais il peut être modifié.
Remarque: Ce champ peut ne pas être présent ou peut avoir un nom différent, en fonction de votre configuration mySparkrock.Ensemble de comptes Ce code représente une combinaison unique de dimensions. Par exemple, département, emplacement ou projet.
Si nécessaire, les dimensions peuvent être mises à jour individuellement.Compte du grand livre Ce champ est rempli par défaut lorsque l'ensemble de comptes sélectionné inclut un numéro de compte du grand livre, sinon vous devez spécifier un compte du grand livre. Emplacement de départ et Emplacement d'arrivée Pour les types de dépenses de distance, ces deux champs apparaissent lorsque le type de dépense de distance est configuré pour autoriser les déplacements entre des emplacements prédéfinis.
La définition d'une valeur dans l'un de ces champs restreint les choix qui peuvent être faits pour l'autre, en fonction des combinaisons définies par votre administrateur.Aller-retour Pour les types de dépenses de distance, pour indiquer un voyage aller-retour, activez ce bouton bascule. Lorsque le bouton bascule est activé, la valeur de Quantité double. Sur l' Détails avancés , spécifiez les valeurs des champs applicables.
Si configuré, sur l'onglet Champs personnalisés , spécifiez les valeurs des champs applicables.
Si nécessaire, ajoutez une ou plusieurs pièces jointes.
Selon le type de dépense et le montant total avant taxes, une dépense peut nécessiter une pièce jointe, comme un reçu. Si un reçu est requis, un message apparaît, par exemple :
Une pièce jointe est requise lorsque le montant total est supérieur à 20,00
Pour ajouter une pièce jointe, effectuez l'une des étapes suivantes :
Sélectionner cliquez pour téléverser ou faites glisser ici, accédez à votre reçu, puis choisissez Ouvert.
Faites glisser et déposez votre reçu dans la zone cliquez pour téléverser ou faites glisser ici .
Remarque:
Les types de pièces jointes pris en charge pour les dépenses sont JPG, PNG, PDF, XLS ou XLSX.Choisissez Enregistrer.
La nouvelle dépense apparaît dans la liste des dépenses.
Remplacer les taxes
Les taxes sont automatiquement calculées en fonction de la valeur spécifiée dans le champ Taxe . Vous pouvez vouloir remplacer ces valeurs lorsque la taxe sur le reçu ne correspond pas à la taxe calculée par défaut.
Pour remplacer les montants de taxe de vente
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Ouvrez la dépense pour laquelle vous souhaitez remplacer le montant de taxe de vente.
La procédure pour ouvrir une dépense est différente selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock. Pour ouvrir une dépense, effectuez l'une des étapes suivantes :
Dans la version de bureau, sélectionnez la dépense que vous souhaitez ouvrir.
Dans la version mobile, appuyez sur la dépense que vous souhaitez ouvrir, puis choisissez Consulter.
La Dépense page s'ouvre.
Sur l' Détails avancés , dans le champ Taxes , entrez un ou plusieurs montants de remplacement.
Pour préparer un remboursement de dépenses
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Choisissez l'onglet Remboursements .
La Remboursements affiche tous les remboursements de dépenses qui sont associés à votre utilisateur, ou les remboursements que vous avez saisis pour un autre utilisateur en agissant en tant que suppléant pour les remboursements de dépenses.
Vous pouvez filtrer cette liste en sélectionnant un statut de remboursement Statut, par exemple, les remboursements ouverts ou les remboursements en attente d'approbation.
Si votre solution mySparkrock est configurée pour autoriser uniquement les demandes de remboursement, la Dépenses , Remboursements , et la liste des dépenses non assignées n'apparaissent pas, et vous ne pouvez pas créer de lignes de dépenses en dehors d'un remboursement.
Pour créer un remboursement, choisissez Nouveau remboursement.
A Remboursement s'ouvre et mySparkrock génère un numéro de demande de remboursement.
Dans la Détails , effectuez les étapes suivantes :
Dans Date, spécifiez la date du remboursement de dépenses.
Ce champ est rempli par défaut avec la date actuelle, mais peut être modifié.
Dans Type, spécifiez le type de remboursement de dépenses approprié.
Dans Description, spécifiez une description pour le remboursement de dépenses.
Ce champ est obligatoire.
Dans Commentaire de l'employé, spécifiez toute note supplémentaire pour le gestionnaire approbateur.
Pour joindre des dépenses à votre remboursement, effectuez l'une des étapes suivantes :
- Pour ajouter une dépense existante à votre remboursement de dépenses, choisissez Sélectionner une dépense.
- Pour créer une dépense que vous souhaitez ajouter à votre remboursement de dépenses, choisissez Nouvelle dépense.
Fusionner une dépense non assignée dans une dépense de carte d'achat
mySparkrock offre la possibilité de fusionner des dépenses non attribuées dans une dépense de carte d'achat. Lorsque vous fusionnez une dépense non attribuée dans une dépense de carte d'achat, les étapes suivantes se produisent :
Le type de dépense, l'ensemble de comptes, les comptes du grand livre, les dimensions, les pièces jointes et les détails sont ajoutés à la dépense de carte d'achat.
La dépense non assignée est supprimée.
Prérequis
Pour activer cette fonctionnalité dans mySparkrock, vous devez activer la fonctionnalité dans Sparkrock Impact ou Sparkrock Finance. Pour activer cette fonctionnalité dans Sparkrock Impact ou Sparkrock Finance, sur la Configuration achats et comptes fournisseurs , sur le raccourci Remboursements de dépenses , activez Activer la fusion de dépenses.
Pour fusionner une dépense non assignée dans une dépense de carte d'achat
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Ouvrez la dépense de carte d'achat pour laquelle vous souhaitez fusionner une dépense non assignée.
La procédure pour ouvrir une dépense est différente selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock. Pour ouvrir une dépense, effectuez l'une des étapes suivantes :
Dans la version de bureau, sélectionnez la dépense que vous souhaitez ouvrir.
Dans la version mobile, appuyez sur la dépense que vous souhaitez ouvrir, puis choisissez Consulter.
La Dépense page s'ouvre.
Dans Déplacer depuis la dépense, spécifiez la dépense non assignée que vous souhaitez fusionner dans la dépense de carte d'achat.
Lorsque
est choisi pour le champ Déplacer depuis la dépense , une liste de dépenses non assignées qui sont liées à l'utilisateur s'ouvre.Après avoir spécifié une dépense non assignée, une boîte de dialogue apparaît et affiche la question suivante :
Êtes-vous sûr de vouloir continuer ?
Choisissez Oui.
Les dépenses sont fusionnées.
Si la valeur de Détails sur la dépense non assignée est vide, la valeur de Détails sur la dépense de carte d'achat est conservée.
Spécifiez les valeurs des champs au besoin.
Choisissez Enregistrer.
Créer un remboursement en utilisant des dépenses existantes
Vous pouvez également créer ou mettre à jour un remboursement directement depuis l'onglet Dépenses .
Pour créer un remboursement en utilisant des dépenses existantes
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur l' Dépenses , utilisez les cases à cocher sur le côté gauche pour sélectionner les lignes de dépenses individuelles que vous souhaitez inclure dans un remboursement, ou utilisez la case à cocher dans la ligne d'en-tête pour sélectionner toutes les lignes disponibles.
Des boutons apparaissent au bas de la page.
Selon que vous souhaitez ajouter à un remboursement existant ou créer un nouveau remboursement, effectuez l'une des procédures suivantes :
Pour ajouter à un remboursement existant, effectuez les étapes suivantes :
Choisissez Ajouter à un remboursement existant.
Une liste de remboursements ouverts s'affiche.
Sélectionnez le remboursement auquel vous souhaitez ajouter la ou les dépenses que vous avez sélectionnées.
Pour créer un nouveau remboursement, effectuez les étapes suivantes :
Choisissez Créer un nouveau remboursement.
Un document de remboursement est créé qui comprend la ou les lignes de dépenses que vous avez sélectionnées.
Complétez les détails du remboursement.
Détacher une ligne de dépense d'un remboursement
Si nécessaire, vous pouvez détacher une ligne de dépense d'un remboursement. Les lignes détachées retournent à la liste des dépenses non assignées.
Pour détacher une ligne de dépense d'un remboursement
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Choisissez l'onglet Remboursements .
Ouvrez le remboursement pour lequel vous souhaitez détacher une ligne de dépense.
La procédure pour ouvrir une demande de remboursement est différente selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock. Pour ouvrir une demande de remboursement, effectuez l'une des étapes suivantes :
Dans la version de bureau, sélectionnez le remboursement que vous souhaitez ouvrir.
Dans la version mobile, appuyez sur le remboursement que vous souhaitez ouvrir, puis choisissez Consulter.
Sur l' Dépenses , sur la ligne de dépense que vous souhaitez détacher, choisissez Détacher.
Une boîte de dialogue apparaît qui affiche le texte suivant :
Êtes-vous sûr de vouloir détacher cette dépense ?
Choisissez Oui.
Soumettre des remboursements de dépenses pour approbation
Lorsque vous avez terminé de remplir un remboursement, vous pouvez soumettre le remboursement pour approbation.
Qui approuve une réclamation dépend d'un certain nombre de facteurs et de règles d'affaires. La configuration d'approbation est effectuée dans Sparkrock Impact ou Sparkrock Finance. Votre réclamation peut avoir un ou plusieurs approbateurs directs en fonction de votre utilisateur mySparkrock. Les approbateurs peuvent également être basés sur les montants de réclamation, le code de compte, les dimensions ou les limites budgétaires. Les approbateurs peuvent approuver ou refuser la réclamation dans Sparkrock Impact ou Sparkrock Finance ou mySparkrock.
Pour soumettre un remboursement
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Choisissez l'onglet Remboursements .
Ouvrez le remboursement que vous souhaitez soumettre.
La procédure pour ouvrir une demande de remboursement est différente selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock. Pour ouvrir une demande de remboursement, effectuez l'une des étapes suivantes :
Dans la version de bureau, sélectionnez le remboursement que vous souhaitez ouvrir.
Dans la version mobile, appuyez sur le remboursement que vous souhaitez ouvrir, puis choisissez Consulter.
Si la fonctionnalité de sélection manuelle de l'approbateur est activée dans votre environnement, effectuez les étapes suivantes :
Pour afficher une liste d'approbateurs, sur l'onglet Sélection de l'approbateur onglet, choisissez Vérifier.
Pour éviter les erreurs, avant de choisir Vérifier, assurez-vous de spécifier des valeurs pour tous les champs obligatoires sur le remboursement.
Pour spécifier le ou les approbateurs du remboursement, dans la colonne Activé , cochez et décochez les cases à cocher correspondantes.
Vous ne pouvez activer qu'un seul approbateur par séquence.
Choisissez Soumettre le remboursement.
Une boîte de dialogue apparaît et affiche le message suivant :
Êtes-vous sûr de vouloir soumettre ce remboursement pour approbation ?
Choisissez Oui, soumettre.
Après avoir soumis un remboursement, l'onglet Approbateurs devient disponible. Dans l'onglet Approbateurs , vous pouvez consulter les détails du processus d'approbation.
Rouvrir un remboursement
Si vous devez modifier un remboursement soumis avant approbation, vous pouvez rouvrir le remboursement. La réouverture d'un remboursement de dépenses supprime toutes les approbations antérieures et nécessite que le remboursement soit soumis à nouveau.
Pour rouvrir un remboursement
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur l' Remboursements , pour voir les remboursements qui attendent l'examen par un ou plusieurs approbateurs, dans Statut, spécifiez En attente d'approbation.
Ouvrez le remboursement que vous souhaitez rouvrir.
La procédure pour ouvrir une demande de remboursement est différente selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock. Pour ouvrir une demande de remboursement, effectuez l'une des étapes suivantes :
Dans la version de bureau, sélectionnez le remboursement que vous souhaitez ouvrir.
Dans la version mobile, appuyez sur le remboursement que vous souhaitez ouvrir, puis choisissez Consulter.
La Remboursement page s'ouvre.
Choisissez Rouvrir le remboursement.
Supprimer une dépense
Si nécessaire, vous pouvez supprimer une dépense.
Pour supprimer une dépense
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur l' Dépenses , sur la ligne de la dépense que vous souhaitez supprimer, choisissez Supprimer (
).Une boîte de dialogue apparaît qui affiche le texte suivant :
Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cette dépense ?
Choisissez Oui.
Supprimer un remboursement
Si un remboursement a un statut Statut de Ouvert, vous pouvez supprimer la demande de remboursement. Lorsque vous supprimez une demande de remboursement, mySparkrock supprime complètement l'enregistrement de la demande, y compris la suppression définitive de toutes les lignes de dépenses liées à la demande.
Remarque
Remarque:
Certaines organisations peuvent choisir de désactiver l'option de suppression.
Pour supprimer un remboursement
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur l' Remboursements , ouvrez le remboursement que vous souhaitez supprimer.
La procédure pour ouvrir une demande de remboursement est différente selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock. Pour ouvrir une demande de remboursement, effectuez l'une des étapes suivantes :
Dans la version de bureau, sélectionnez le remboursement que vous souhaitez ouvrir.
Dans la version mobile, appuyez sur le remboursement que vous souhaitez ouvrir, puis choisissez Consulter.
Choisissez Supprimer le remboursement.
Une boîte de dialogue apparaît et affiche la question suivante :
Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce remboursement ?
Choisissez Oui.
Annuler un remboursement
Si un remboursement a un statut Statut de Ouvert, vous pouvez annuler le remboursement.
Pour annuler un remboursement
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur l' Remboursements , ouvrez le remboursement que vous souhaitez annuler.
La procédure pour ouvrir une demande de remboursement est différente selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock. Pour ouvrir une demande de remboursement, effectuez l'une des étapes suivantes :
Dans la version de bureau, sélectionnez le remboursement que vous souhaitez ouvrir.
Dans la version mobile, appuyez sur le remboursement que vous souhaitez ouvrir, puis choisissez Consulter.
Choisissez Annuler le remboursement.
Une boîte de dialogue apparaît et affiche la question suivante :
Êtes-vous sûr de vouloir annuler ce remboursement ?
Choisissez Oui.
Exporter les dépenses
Si nécessaire, vous pouvez exporter les dépenses.
Pour exporter les remboursements de dépenses
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Choisissez l'onglet Dépenses .
Choisissez Exporter.
Un fichier XLSX nommé Expenses.xlsx est téléchargé dans votre navigateur. Il peut être ouvert dans Microsoft Excel.
Exporter les remboursements
Si nécessaire, vous pouvez exporter les remboursements.
Pour exporter les remboursements
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Choisissez l'onglet Remboursements .
Choisissez Exporter.
Une boîte de dialogue apparaît qui affiche le texte suivant :
Voulez-vous télécharger "Expense_Claim_List.xslx" ?
Choisissez Oui.
Un fichier nommé Expense_Claim_List.xlsx est téléchargé dans votre navigateur. Il peut être ouvert dans Microsoft Excel.
Dupliquer une dépense
Si nécessaire, vous pouvez dupliquer une dépense.
Remarque
Remarque:
Lorsque vous dupliquez une dépense, mySparkrock utilise le coût du type de dépense. Le coût de la dépense source n'est pas dupliqué sur la dépense cible. En d'autres termes, si vous remplacez le coût, puis dupliquez la dépense, le coût d'origine apparaît sur la nouvelle dépense.
Pour dupliquer une dépense
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur la ligne de la dépense que vous souhaitez dupliquer, choisissez Dupliquer (
).La Dépense s'ouvre pour la nouvelle dépense.
Spécifiez les valeurs des champs au besoin, puis choisissez Enregistrer.
Dupliquer un remboursement
Si nécessaire, vous pouvez dupliquer un remboursement.
Pour dupliquer un remboursement
Sélectionner Libre-service pour employé > Dépenses et remboursements.
La Dépenses et remboursements page s'ouvre.
Sur la ligne de la demande de remboursement que vous souhaitez dupliquer, effectuez l'une des étapes suivantes selon que vous utilisez la version de bureau ou mobile de mySparkrock :
Dans la version de bureau, choisissez Dupliquer (
).Dans la version mobile, appuyez sur le remboursement que vous souhaitez dupliquer, puis choisissez Dupliquer.
La Remboursement s'ouvre pour le nouveau remboursement.
Spécifiez les valeurs des champs au besoin.
Commentaires
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